Pro-Plugin · Rapportini
Der Bericht entsteht vor Ort, und die Stunden kommen von selbst.
Der Arbeits- oder Lieferbericht vom Handy: die Tätigkeiten sind die Aufgaben des Projekts, der Kunde unterschreibt mit dem Finger, Fotos und Belege kommen in die Anhänge der Aufgabe. Am Abend gehen die Stunden in die Zeiterfassung jedes Technikers, und das unterschriebene PDF geht an den Kunden.
So wird gearbeitet
Im Stehen, mit einer Hand, auch mit schwachem Netz.
1. Aus dem Projekt
Der Bericht entsteht aus einem Projekt, dessen Mitglied man ist: die Tätigkeiten wählt man aus seinen Aufgaben — die eigenen, die beaufsichtigten, die niemandem zugewiesenen — eine Zeile pro Techniker, Stunden in Viertelstunden.
2. Auf dem Handy
Uhrzeiten und Pause, Anfahrt und Kilometer, Material mit Seriennummer oder Charge, Anmerkungen und Ergebnis. Gespeichert wird beim Schreiben: kein Knopf, den man im Keller vergisst.
3. Fotos und Dokumente
Direkt aus der Kamera: das Handy verkleinert das Foto vor dem Senden, und es landet in den Anhängen der Projektaufgabe, wo alle es sehen.
4. Die Unterschrift
Der Kunde unterschreibt mit dem Finger, im Vollbild, mit Name und Funktion. Ab dann ändert sich der Bericht nicht mehr: genau dieser Text wurde unterschrieben.
5. Das PDF an den Kunden
Das unterschriebene Dokument wird zu einem PDF an der Aufgabe und geht über die E-Mail von KeelOps an den Ansprechpartner des Kunden. Antworten kommen zum Techniker zurück, nicht in ein Postfach, das niemand liest.
6. Stunden in die Zeiterfassung
Um 20 Uhr kommen die Stunden des Tages von selbst in die Zeiterfassung jedes Technikers, Tätigkeit für Tätigkeit, zusätzlich zu den von Hand erfassten. Ein korrigierter Bericht schickt nur die Differenz.
Keine Doppelungen
Alles landet dort, wo KeelOps es schon aufbewahrt.
Eine eigene Berichts-App heißt: Stunden abtippen, Fotos weiterleiten, PDFs ablegen. Rapportini behält nichts für sich, was KeelOps schon aufbewahren kann.
Tätigkeiten → Aufgaben
Die Tätigkeiten sind die Aufgaben des Projekts: keine Arbeitsliste, die man von Hand abgleichen muss.
Fotos und PDF → Anhänge der Aufgabe
Sie erscheinen in der Aufgabe, lassen sich herunterladen, mit dem Leser von KeelOps öffnen und sind im Backup.
Stunden → Zeiterfassung
Mit den Regeln des Rasters: ein abgeschlossener Monat bleibt zu, und von Hand erfasste Stunden werden nie angetastet.
E-Mail → die Post von KeelOps
Derselbe Absender und dieselbe Marke wie die anderen E-Mails, und kein eigener Mailserver des Plugins.
Reisebelege
Der Beleg wird fotografiert, solange man ihn in der Hand hat.
Kraftstoff, Zug, Parken, Maut, Mahlzeit: das Foto kommt in die Anhänge der Aufgabe, Betrag und Kategorie bleiben im Bericht. Am Monatsende hat jeder seine Summe, und die Verwaltung die CSV-Datei für die Erstattungen.
- Eine Person, ihre Ausgaben — jeder sieht die eigenen; ein erhöhter Administrator die aller
- Die CSV des Monats — mit dem Link zum Beleg jeder Zeile, der sich in KeelOps öffnet
- Keine Formeln in der Tabelle — die Zellen werden so geschrieben, dass eine Tabellenkalkulation nichts ausführt
Wer sieht was
Jeder seine Projekte, und seine Aufgaben.
Wer schreibt
Wählt aus den Projekten, deren Mitglied er ist, und aus Aufgaben, die ihm gehören, die er beaufsichtigt oder die niemandem zugewiesen sind. Nie die Aufgabe eines Kollegen.
Die Techniker
Jeder hat seine Zeilen, und seine Stunden landen in seiner Zeiterfassung. An den Kunden schickt den Bericht, wer daran gearbeitet hat.
Das Projekt
Seine Mitglieder lesen die Berichte des Projekts. Das Kundenportal sieht sie nicht: Plugins erreichen keine externen Nutzer.
Was es nicht ist
Drei Grenzen, vorab gesagt.
- Kein Lieferschein: der Lieferbericht ist eine unterschriebene Quittung, kein Lieferschein für steuerliche Zwecke, und das PDF sagt es.
- Keine qualifizierte digitale Signatur: es ist eine einfache elektronische Signatur, der Strich des Kunden mit Name, Datum und Uhrzeit.
- Kein Offline-Betrieb: gespeichert wird beim Schreiben, aber es braucht eine Verbindung.
Sehen Sie es arbeiten, mit erfundenen Daten.
In der Pro-Demo sind QuoteDOCX, QABox, Rapportini und Anwesenheit eingeschaltet: Sie melden sich mit den Testprofilen an, die auf der Anmeldeseite stehen, ohne Registrierung. Auf community.keelops.it laufen nur die freien Plugins.