Plugin pro · Rapportini
Il rapportino si scrive sul posto, e le ore arrivano da sole.
Il rapportino di intervento o di consegna, dal telefono: le attività sono i task del progetto, il cliente firma col dito, foto e scontrini finiscono negli allegati del task. A fine giornata le ore entrano nel timesheet di ogni tecnico, e il PDF firmato parte per il cliente.
Come si lavora
In piedi, con una mano sola, anche senza campo.
1. Dal progetto
Il rapportino nasce da un progetto di cui si è membri: le attività si scelgono fra i suoi task — i propri, quelli che si supervisionano, quelli di nessuno — una riga per tecnico, con le ore a quarti d'ora.
2. Sul telefono
Orari e pausa, viaggio e chilometri, materiali con matricola o lotto, note ed esito. Si salva mentre si scrive: niente pulsante da dimenticare in un sottoscala.
3. Foto e documenti
Dalla fotocamera, direttamente: il telefono rimpicciolisce la foto prima di mandarla, e la foto finisce negli allegati del task del progetto, dove la vedono tutti.
4. La firma
Il cliente firma col dito, a tutto schermo, con nome e ruolo. Da quel momento il rapportino non cambia più: si è firmato quel testo.
5. Il PDF al cliente
Il documento firmato diventa un PDF allegato al task e parte per il referente del cliente con la posta di KeelOps. Le risposte tornano al tecnico, non a una casella che nessuno legge.
6. Le ore nel timesheet
Alle 20:00 le ore del giorno entrano da sole nel timesheet di ogni tecnico, attività per attività, sommate a quelle scritte a mano. Un rapportino corretto manda solo la differenza.
Niente doppioni
Tutto finisce dove KeelOps lo tiene già.
Un'app di rapportini a parte vuol dire ore da ricopiare, foto da inoltrare, PDF da archiviare. Rapportini non tiene niente per sé che KeelOps sappia già tenere.
Attività → task
Le attività sono i task del progetto: niente elenco di lavori da tenere allineato a mano.
Foto e PDF → allegati del task
Si vedono nel task, si scaricano, si leggono col lettore di KeelOps, finiscono nel backup.
Ore → timesheet
Con le regole della griglia: un mese chiuso resta chiuso, e le ore scritte a mano non si toccano.
Email → la posta di KeelOps
Lo stesso mittente e lo stesso marchio delle altre email, e nessun server di posta del plugin.
Titoli di viaggio
Lo scontrino si fotografa quando lo si ha in mano.
Carburante, treno, parcheggio, pedaggio, pasto: la foto va negli allegati del task, l'importo e la categoria restano nel rapportino. A fine mese ognuno ha il suo totale, e l'amministrazione il CSV per i rimborsi.
- Una persona, le sue spese — ciascuno vede le proprie; un amministratore elevato quelle di tutti
- Il CSV del mese — con il collegamento alla ricevuta di ogni riga, apribile in KeelOps
- Nessuna formula nel foglio — le celle si scrivono in modo che un foglio di calcolo non esegua niente
Chi vede cosa
Ognuno i suoi progetti, e i suoi task.
Chi scrive
Sceglie fra i progetti di cui è membro, e fra i task suoi, supervisionati da lui o di nessuno. Mai il task di un collega.
I tecnici
Ciascuno ha le sue righe, e le sue ore finiscono nel suo timesheet. Il rapportino lo manda al cliente chi ci ha lavorato.
Il progetto
I suoi membri leggono i rapportini del progetto. Il portale clienti non li vede: i plugin non arrivano agli utenti esterni.
Cosa non è
Tre confini, detti prima.
- Non è un documento di trasporto: il rapportino di consegna è una ricevuta firmata, non un DDT ai fini fiscali, e il PDF lo dice.
- Non è una firma digitale qualificata: è una firma elettronica semplice, il tratto del cliente con il suo nome, la data e l'ora.
- Non lavora senza rete: salva mentre si scrive, ma serve la connessione.
Guardalo lavorare, con dati inventati.
Nella dimostrazione pro QuoteDOCX, QABox, Rapportini e Presenze sono accesi: si entra con i profili di prova stampati sulla pagina di accesso, senza registrarsi. Su community.keelops.it ci sono solo i plugin liberi.