Plugin pro · Rapportini
Le rapport s'écrit sur place, et les heures arrivent toutes seules.
Le rapport d'intervention ou de livraison, depuis le téléphone : les activités sont les tâches du projet, le client signe du doigt, photos et tickets vont dans les pièces jointes de la tâche. En fin de journée les heures passent dans la feuille de temps de chaque technicien, et le PDF signé part chez le client.
Comment on travaille
Debout, d'une seule main, même avec peu de réseau.
1. Depuis le projet
Le rapport naît d'un projet dont on est membre : les activités se choisissent parmi ses tâches — les siennes, celles qu'on supervise, celles de personne — une ligne par technicien, heures au quart d'heure.
2. Sur le téléphone
Horaires et pause, déplacement et kilomètres, matériel avec n° de série ou lot, notes et résultat. Tout s'enregistre pendant la saisie : aucun bouton à oublier dans un sous-sol.
3. Photos et documents
Directement depuis l'appareil photo : le téléphone réduit la photo avant de l'envoyer, et elle arrive dans les pièces jointes de la tâche du projet, où tout le monde la voit.
4. La signature
Le client signe du doigt, en plein écran, avec son nom et sa fonction. Dès lors le rapport ne change plus : c'est ce texte-là qui a été signé.
5. Le PDF au client
Le document signé devient un PDF joint à la tâche et part chez l'interlocuteur du client avec la messagerie de KeelOps. Les réponses reviennent au technicien, pas dans une boîte que personne ne lit.
6. Les heures dans la feuille de temps
À 20 h les heures du jour passent toutes seules dans la feuille de temps de chaque technicien, activité par activité, ajoutées à celles saisies à la main. Un rapport corrigé n'envoie que la différence.
Pas de doublons
Tout finit là où KeelOps le garde déjà.
Une application de rapports à part, ce sont des heures à recopier, des photos à transférer, des PDF à archiver. Rapportini ne garde rien pour lui que KeelOps sache déjà garder.
Activités → tâches
Les activités sont les tâches du projet : aucune liste de travaux à tenir à jour à la main.
Photos et PDF → pièces jointes de la tâche
Elles se voient dans la tâche, se téléchargent, se lisent avec le lecteur de KeelOps et sont dans la sauvegarde.
Heures → feuille de temps
Avec les règles de la grille : un mois clôturé le reste, et les heures saisies à la main ne sont jamais touchées.
E-mail → la messagerie de KeelOps
Le même expéditeur et la même marque que les autres e-mails, et aucun serveur de messagerie propre au plugin.
Justificatifs de voyage
Le ticket se photographie quand on l'a encore en main.
Carburant, train, parking, péage, repas : la photo va dans les pièces jointes de la tâche, le montant et la catégorie restent dans le rapport. En fin de mois chacun a son total, et l'administration le CSV pour les remboursements.
- Une personne, ses dépenses — chacun voit les siennes ; un administrateur élevé celles de tous
- Le CSV du mois — avec le lien vers le justificatif de chaque ligne, qui s'ouvre dans KeelOps
- Aucune formule dans le tableur — les cellules s'écrivent de sorte qu'un tableur n'exécute rien
Qui voit quoi
Chacun ses projets, et ses tâches.
Qui rédige
Choisit parmi les projets dont il est membre, et parmi les tâches qui sont les siennes, qu'il supervise ou qui ne sont à personne. Jamais la tâche d'un collègue.
Les techniciens
Chacun a ses lignes, et ses heures finissent dans sa feuille de temps. Le rapport est envoyé au client par ceux qui y ont travaillé.
Le projet
Ses membres lisent les rapports du projet. Le portail client ne les voit pas : les plugins n'atteignent pas les utilisateurs externes.
Ce que ce n'est pas
Trois limites, dites d'emblée.
- Ce n'est pas un document de transport : le rapport de livraison est un reçu signé, pas un bon de livraison à valeur fiscale, et le PDF le dit.
- Ce n'est pas une signature numérique qualifiée : c'est une signature électronique simple, le tracé du client avec son nom, la date et l'heure.
- Il ne fonctionne pas hors ligne : il enregistre pendant la saisie, mais il faut une connexion.
Regardez-le travailler, avec des données inventées.
Dans la démo pro, QuoteDOCX, QABox, Rapportini et Présences sont activés : on entre avec les profils d'essai affichés sur la page de connexion, sans s'inscrire. Sur community.keelops.it, il n'y a que les modules libres.